香港建造業工人離職管理：DGX HRMS 考勤系統的合規實務

香港建造業工人離職管理：DGX HRMS 考勤系統的合規實務

在香港建造業，工人離職不僅是人事變動，更涉及《建造業工人註冊條例》（第583章）的合規要求。總承建商必須妥善處理工人註冊紀錄，按時提交每日出勤紀錄（DAR），並及時停用離職工人的地盤權限。本文將以 DGX HRMS 考勤系統為例，說明如何透過系統功能實現合規管理，避免常見錯誤。

工人離職時的正確處理：更新結束日期，而非刪除

許多地盤管理人員在工人離職時，習慣直接刪除其檔案，以為這樣可以簡化流程。然而，這種做法可能導致歷史出勤紀錄缺失，影響日後審計或法律舉證。根據《建造業工人註冊條例》，總承建商須保留工人註冊資料及出勤紀錄至少兩年。因此，正確的做法是在 DGX HRMS 系統中，將該工人的註冊表「結束日期」更新為離職當日，而非刪除紀錄。

在 DGX HRMS 中，您可以透過 AttendancePersonnel 考勤人員 模組管理工人資料。進入工人檔案後，編輯其僱傭記錄，將結束日期設定為最後工作日。這樣既能保留完整歷史，又能確保系統不會再為該工人計算未來的出勤或薪酬。同時，系統的 FoundationData 基礎數據 模組中的工人註冊資訊也會同步更新，確保資料一致性。

按時提交每日出勤紀錄（DAR）

根據條例，總承建商必須在每個提交週期（通常為7日內）向建造業議會提交地盤工人的每日出勤紀錄（DAR）。當工人離職時，應在下一個提交週期或工人離職當天，於系統內完成 DAR 的提交，並確保該工人的紀錄已標示離職狀態。

DGX HRMS 的 ConstructionIndustry 香港建造業 模組專門為此設計，提供 DAR 生成與提交功能。系統會自動彙總考勤設備（DeviceAndCard 裝置與拍卡）記錄的拍卡數據，並根據 ShiftAndAttendance 排班與考勤設置 中的規則計算出勤時數。管理人員只需在 AttendanceStatistic 考勤統計 中確認數據無誤，即可匯出 DAR 並提交。系統支援 Crystal Reports 和 Excel Template Reports，方便產出符合規格的報表。

及時停用離職工人的地盤權限

為防止離職工人繼續在工地拍卡，總承建商應在工人離職當天或下一個提交週期內，停用其地盤權限。在 DGX HRMS 中，您可以透過 DeviceAndCard 裝置與拍卡 模組，將該工人的拍卡權限停用。系統的 角色與權限系統 採用策略與角色混合架構，管理人員可根據預設策略快速調整權限，確保只有授權人員能進入地盤。

此外，SystemSetting 系統設定 中的 Email 發送服務配置 可設定自動通知，當工人離職時，系統可發送郵件提醒管理人員執行權限停用作業，避免遺漏。

DGX HRMS 建築行業解決方案價值

DGX HRMS 考勤與薪酬管理系統的 建築行業解決方案 不僅涵蓋上述合規功能，還整合了 薪酬與財務 及 薪資與財務統計 模組，協助企業準確計算離職工人的最終薪資，包括未休假補償等。系統的 LeaveAndHoliday 請假與假期 模組能記錄工人的假期餘額，確保結算無誤。

透過 DGX HRMS，總承建商可以簡化離職流程，降低合規風險，並提升地盤管理效率。無論是小型工程還是大型基建項目，DGX HRMS 都能提供可靠支援，讓您專注於業務發展。

合規要點總結

• 工人離職時，更新註冊表結束日期，保留歷史檔案。
• 按時提交 DAR，確保離職工人紀錄正確。
• 及時停用地盤權限，防止未授權拍卡。
• 利用系統自動化功能，減少人為錯誤。

DGX HRMS 考勤系統助您輕鬆應對香港建造業的合規挑戰，歡迎聯絡我們瞭解更多。