配合CIC新規：DGX HRMS薪酬考勤扣減與審批流程全解析

配合CIC新規：DGX HRMS薪酬考勤扣減與審批流程全解析

香港建造業議會（CIC）與發展局近期對地盤安全、分包商註冊及數碼化管理提出重大新規與標準，工程負責人、項目經理（PM）及營造師必須即時掌握，以確保地盤合規並避免法律責任。尤其在工人檔案記錄的隱私要求上，CIC規定：工人離職後，地盤管理人員不應直接「刪除」歷史檔案，而是必須更新其工人註冊表的「結束日期」至離職當日，並在下一個提交週期（7日內）或離職當天，於系統內停用或更新該工人的地盤權限，確保其無法再在該地盤拍卡。否則可能構成侵犯人工隱私。

面對這些新規，DGX HRMS考勤與薪酬管理系統提供全面的解決方案，助您輕鬆應對合規挑戰，同時確保薪酬計算的準確性與效率。本文將針對工程負責人及PM，詳細講解在CIC新規下如何利用DGX HRMS處理薪酬考勤扣減與審批流程，涵蓋手動調整下班拍卡、錄入薪酬通知金、新增賬目明細、薪酬考勤扣減審批確認、KPI獎罰機制審批等步驟，並說明系統記賬編碼的標註規則。

DGX HRMS軟件系統構成

DGX HRMS是一套功能完備的人力資源管理系統，其核心模塊包括：

• A. 📌考勤設備：支持多種考勤設備接入，實現員工打卡數據的自動採集。
• B. 📌角色與權限系統：角色是根據經營情況具體定義，以上角色是基於普遍情況。系統採用策略與角色混合架構，允許管理員靈活配置權限和角色，以滿足不同崗位的管理需求。
• C. 📌報表：提供豐富的報表功能，包括考勤報表、薪酬報表等，支持導出存檔。
• D. 📌Email Account：系統可配置Email賬戶，用於發送通知和報表。
• E. 📌軟件信息：查看系統版本及相關信息。
• F. 📌行業解決方案：針對建造業等行業提供定製化解決方案。
• G. 📌開發功能業務：支持自定義開發，滿足企業特定需求。
• H. 📌系統管理：包括用戶角色授權、角色定義列表、角色授權、公司服務審核、配置./CONFIG、多語言管理、系統用戶、批量導入考勤名單等功能。

B.1 策略與角色混合架構系統

B.1.1 設計與架構思想

DGX HRMS採用策略與角色混合架構，旨在提供既靈活又安全的權限管理。系統管理員（SystemAdmin）可以定義策略，並將其與角色綁定，從而實現細粒度的權限控制。

B.1.2 配置權限和角色

為了方便理解，具體描述如下：

• 系統管理員SystemAdmin：擁有最高權限，可管理所有公司、角色和用戶。
• 公司管理員Admin：負責管理單一公司的配置、角色和用戶。
• 公司操作員MainComOperator：執行日常操作，如考勤處理、薪酬計算等。

管理員可以通過「用戶角色授權」功能，為不同用戶分配角色，並通過「角色定義列表」查看和修改角色權限。

B.1.3 要求兼具特定角色與權限

系統支持同時要求特定角色和權限，例如，某些操作可能需要用戶既屬於「公司管理員」角色，又擁有「薪酬審批」權限。

薪酬考勤扣減與審批流程實例

以下以陳大文為例，說明如何處理離職結算。假設陳大文月薪20,000港元，離職時需支付7天通知金，並需扣減15天考勤。

步驟一：手動調整下班拍卡

首先，手動調整下班拍卡，以完善當天漏打的下班考勤。

步驟二：錄入薪酬通知金

其次，錄入一筆薪酬通知金7天 = 20000 * 7/30，通過新增一筆[賬目明細]並備註為「薪酬7天通知金」。（由於當天考勤未完成需時計算）。

步驟三：薪酬考勤扣減審批

然後到薪酬考勤扣減：審批確認（審批通過，就不會持續每天計算），目的就是2萬 - 15天的考勤扣減 = 1萬。

步驟四：KPI獎罰機制審批

如果也需要執行考勤KPI獎罰機制，那需要審批通過對應月份的KPI考覈，假設為0。

步驟五：附加薪酬計算項目確認

如果還有[附加薪酬計算項目]則需要確認或取消。

步驟六：薪酬賬目結算

那麼到薪酬賬目中，按月度結算列表查詢陳大文，進行審批確認流程，最終結果是1萬 + 20000 * 7/30。

通俗的解釋就是：應扣減未完成的餘下結算週期（月度）內的排班，以及遲到早退的工作時間就是考勤應扣減金額。

步驟七：銀行劃賬與結算

完成銀行劃賬後，點擊[結算]錄入相關交易號、銀行資料等等，報表輸出存檔，整個過程就完成。

補充說明：上述產生的扣減與財務項目已經審批，對次日產生的系統計算並不影響。

記賬編碼標註規則

系統計算的記賬編碼後面標註是[SYS_CALC]；自定義的記賬編碼後面標註是[CUSTOMIZE]；系統默認的記賬編碼非邏輯業務計算的，後面標註是[SYSTEM]。常見的記賬編碼包括：

• 一般性請假GL: GENERAL_LEAVE
• 行政假ADL: ADMINISTRATIVE_LEAVE
• 病假SL: SICK_LEAVE
• 年假AL: ANNUAL_LEAVE
• 侍產假PL: Paternity Leave

審批流程注意事項

如果使用審批流程進行審批的情況下，排班設置不能重複多次啟動，必須要重新創建排班設置。如果使用普通的審批，則可以重複啟動或停止排班。

系統管理功能

DGX HRMS提供完善的系統管理功能，包括：

• H.1 用戶角色授權：為用戶分配角色。
• H.2 角色定義列表：查看和定義角色。
• H.3 角色授權：為角色分配權限。
• H.4 公司服務審核：審核公司服務申請。
• H.5 配置./CONFIG：系統配置管理。
• H.6 多語言管理：管理系統語言。
• H.7 系統用戶：管理系統用戶。
• H.8 批量導入考勤名單：批量導入員工考勤名單。

通過DGX HRMS，工程負責人及PM可以高效處理薪酬考勤扣減與審批流程，確保符合CIC合規要求，同時提升管理效率，降低法律風險。立即體驗DGX HRMS，讓地盤管理更輕鬆！