DGX HRMS 薪酬系統模組

員工賬戶與交易明細

「員工賬戶與交易明細」用於記錄及追蹤薪酬相關的資金流動，涵蓋各類賬戶及其對應的交易紀錄。以下是相關重點說明：

賬戶類別

• 賬戶類型：包括月度薪酬賬戶、每週薪酬賬戶、每年薪酬賬戶、時薪結算賬戶，以及手動結算的其他賬戶。
• 賬戶餘額：顯示各賬戶的當前餘額，反映應結算的資金狀況。
• 借貸方向：從員工角度出發，DR（借方）表示該項目金額增加，CR（貸方）表示該項目金額減少。

交易明細

• 交易日期：記錄每筆交易的發生日期。
• 交易描述：簡要說明交易內容，如收款、付款、轉賬等。
• 交易金額：記錄每筆交易的具體金額，區分為收入與支出。
• 狀態管理：系統記錄明細的計算狀態、現金結算狀態等。

管理作業

• 定期對賬：確保賬戶紀錄與實際資金一致，核對現金流與會計記錄是否相符。
• 會計憑證對賬：進行抽查或逐項明細對賬，以確保所有交易的準確性。

結算週期

DGX HRMS 薪酬系統模組根據薪酬審核設定，依結算週期建立相應賬戶，例如：

• 按月結算：適用於每月支付薪酬的長期合約僱員。
• 按週結算：適用於每週支付薪酬的短期合約僱員。
• 按年結算：適用於年度支付薪酬的公司高層管理人員。
• 按小時結算：適用於時薪制僱員。
• 其他結算：不按固定週期規則，累計至適合結算時，經會計核定後支付。

會計賬戶狀態說明

OPEN（持續記賬）

賬戶處於持續記錄狀態，系統會將新增的明細流水或週期性固定流水納入計算。

已計算

賬戶已根據其週期屬性完成計算，例如：月度薪酬賬戶在月底前會標記為「已計算」。

已結算

賬戶已完成所有會計與現金流程，例如：月度薪酬各項明細已計算完成且現金流已交割，賬戶即標記為「已結算」。

取消

賬戶狀態為「無現金流賬戶」，此類賬戶可能涉及應收帳款、應付帳款等會計項目，但不涉及實際現金交易。

自動計算的賬目明細項目

1. 薪酬評核

根據月度工作考勤率計算應扣減薪酬比例。工作考勤率基於遲到或早退時間佔應上班時間的比例計算。例如：遲到30分鐘（累計工作時間8小時），則當日工作考勤率為93.7%，若日薪為100元，應扣減薪酬為6.3元。遲到在允許值內（如15分鐘）不計算扣減，當日考勤率視為100%。月度考勤率為累計平均值，需經審核確認後才納入賬目總額計算。

2. 薪酬所得稅與強積金

• 強積金：依香港政府標準，按5%計算僱員應收部分，公司應繳部分需另行計算。
• 薪酬稅：根據個人入息稅率計算應繳稅款，需預先設定稅率並確認當前僱員適用比率。

以上項目需經審核確認後才納入賬目總額計算。

3. 考勤扣減項

根據考勤任務完成情況，按規則扣減未完成部分的薪酬。例如：中途離職未完成的10個工作日，或遲到早退嚴重者，依「1-考勤支付率/總體考勤完成率」計算扣減金額。

適用於自由工作者或按實際工作時間計算薪酬的特殊情況。

例如：陳大文月薪20,000元，按每日8小時計算，其實際工作時間每日1-8小時不等，系統按實際工作時間與要求工作時間的比例計算薪酬。若完全未出勤，考勤支付率為0%。

注意：當前系統設定 GlobalConfig.salaryCalcByActualWorkTime = FALSE，表示未啟用按實際工時計算薪酬扣減。

4. 考勤KPI考核

系統根據考勤策略自動生成績效獎勵或處罰明細。例如：若僱員在月初至月中無遲到記錄，系統持續計算為獎勵狀態；後續若出現多次遲達違規，系統自動將明細轉為處罰狀態。相關明細需經審核確認後才納入賬目總額計算。

5. 附加薪酬計算項目

針對特定僱員設立的週期性特殊項目，例如：女僱員孕期福利的奶粉津貼（每月500元，為期三個月），或業務員的通訊費用津貼。需注意，此類項目若不再適用，應於下一計算週期前手動刪除。需經審核確認後才納入賬目總額計算。

6. 人員賬戶與薪酬整合

上述自動計算項目完成後，系統持續計算賬戶總金額（前提是賬戶未結算或取消）。結算審批需經多用戶流程，管理流程簡單的公司可改為單用戶審批。所有自動計算項目需經審核確認後才納入賬目總額計算。

自動計算作業每日或每數小時執行一次，直至項目經審核確認。為確保財務數據安全，所有系統計算的明細均需手動審核確認，審批記錄以國際安全標準的不對稱加密方式驗證與保存，防止未經授權的修改。

僱員薪酬賬戶與業務說明

考勤人員（僱員）薪酬賬戶相關說明與注意事項：

1. 賬戶建立基礎

賬戶計算基於已審核的基本薪酬評估，若未設定經審核的評估薪酬，則無法建立賬戶。系統會自動識別明細類型並歸入相應賬戶計算。

2. 結算週期賬戶類型

分為六類：時薪賬戶、日薪賬戶、週薪賬戶、月度薪酬賬戶、年度薪酬賬戶、其他賬戶。

3. 持續開放賬戶

所有類型的賬戶在開放狀態下均持續計算，審批後的明細將納入計算。若賬戶已結算或取消，則新增明細不會被納入計算。

4. 月度薪酬賬戶報表下載

如需重新評核基本薪酬，可新增薪酬評估並經審核，系統將自動採用最新已審核的薪酬作為計算基礎。

5. 重整計算項目

針對選定的薪酬賬戶類型進行重新計算。例如：選擇年度賬戶，計算範圍為該年度內；選擇月度賬戶，計算範圍為該月份內。

6. 持續記賬流程

• 狀態流程：明細流水經審批後才被計算，計算後賬戶可進入結算流程。一旦結算，後續明細不再納入計算（「其他」類型賬戶除外，其持續納入已審批明細直至最終結算或取消）。
• 現金相關狀態：OPEN → CALCULATED → CLOSED || CANCEL（賬戶開啟 → 已計算 → 已結算 || 已取消）。系統自動計算的明細狀態為「已計算」。

會計明細流水狀態

狀態選項說明，對應數據庫表 "EplyFinanceItem"：

1. 已提交 (SUBMIT)

表示該筆記錄已錄入提交，尚未進行後續操作。

2. 已取消 (CANCEL)

表示該筆記錄已於會計上取消。

3. 已審批 (APPROVED)

表示該筆會計明細流水已通過審核確認。

4. 已計算 (CALCULATED)

表示已審批的明細流水已被系統計算。明細必須先經審批才會被系統計算，未審批的明細絕不會納入賬戶金額。

注意：中英文狀態表述時態在設計上已固定，例如「已提交」對應 "SUBMIT" 或 "SUBMITTED"，「已取消」對應 "CANCEL" 或 "CANCELLED"，視為相同。

香港勞工處對工資的定義

參考來源：勞工處簡明指南

工資定義

工資指僱主以金錢形式支付僱員作為其已完成或將完成工作的所有報酬、收入、津貼（包括交通津貼、勤工津貼、傭金、超時工作薪酬）、小費及服務費，不論其名稱或計算方式，但不包括：

1. 僱主提供的居所、教育、食物、燃料、水電或醫療的價值；
2. 僱主為僱員退休計劃的供款；
3. 屬於賞贈性質或由僱主酌情發給的傭金、勤工津貼或勤工花紅；
4. 非經常性的交通津貼、任何交通特惠的價值，或僱員因工作引致的交通費用的實際開銷；
5. 僱員支付因工作性質引致的特別開銷而須付給僱員的款項；
6. 年終酬金或屬於賞贈性質或由僱主酌情發給的每年花紅；
7. 完成或終止僱傭合約時所付的酬金。

僱員可得的年終酬金、產假薪酬、侍產假薪酬、遣散費、長期服務金、疾病津貼、假日薪酬、年假薪酬及代通知金，均根據上述工資定義計算。

此外，超時工作薪酬若屬固定性，或在過去12個月內平均款額不低於僱員同期平均月薪的20%，則僱主在計算上述補償項目時，須將超時工作薪酬包括在內。

在系統中，工資常以通俗名稱「薪酬」表示。